Хто такий офіс-менеджер

Це молода спеціальність, яка «виросла» з посад адміністратора, секретаря, референта і набула низку нових рис та особливостей. Насамперед, це управлінська посада, що безпосередньо підпорядковується тільки першому керівнику підприємства або його заступнику.

Саме від офіс-менеджера  залежить успішне функціонування офісних служб та підрозділів підприємства. Його посадова інструкція містить модель управління апаратом, спосіб ведення документообігу, адміністрування, контроль і звітність. Від офіс-менеджера залежить впорядкування діяльності  офісу в цілому.

Офіс-менеджер організовує роботу адмінперсоналу офісу (адміністраторів, секретарів, водіїв, кур’єрів тощо), виконує доручення керівника з організації зборів, нарад, брифінгів, ділових зустрічей і переговорів, з планування різних заходів, розподілу документації у структурні відділи підприємства, організовує приймання і відправку ділової кореспонденції.

До управлінських повноважень офіс-менеджера відноситься також його участь у проведенні ревізій, інвентаризацій матеріальних цінностей, атестації співробітників, здійснення контролю стану офісного обладнання і засобів комунікації. У сфері звітності його головний обов’язок – підготовка звітності керівництву.

Офіс-менеджер має володіти основами інформатики, менеджменту, трудового, господарського права і рядом інших дисциплін, яких навчають на спеціальності «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа справа» .

Окрім освіченості, офіс-менеджер має володіти високими культурними якостями: бути акуратним і елегантним, привітним і ввічливим, тактовним і толерантним, чітким і уважним. Приємна зовнішність, ерудиція і мила посмішка – таким його бачить керівництво, ділові партнери підприємства та й загалом відвідувачі офісу, адже від цього залежить перше враження від підприємства і його колективу.